Forderungsmanagement im KMU-Alltag
- Eva Heinz-Zentgraf
- 17. Juli
- 3 Min. Lesezeit
Kürzlich, in einer dieser legendären Kaffeepausen zwischen meinen Unterrichtseinheiten, landeten wir wieder bei einem Thema, das eigentlich total trocken klingt, aber jedes Mal eine leidenschaftliche Diskussion entfacht: Forderungsmanagement.
„Was kann man denn da konkret machen?“, fragte mich eine Teilnehmerin mit gerunzelter Stirn.
„Ich schick’ halt irgendwann mal ne Mahnung…“, warf jemand anderes ein – und genau das ist das Problem!
In so vielen kleinen und mittleren Unternehmen dümpelt das Forderungsmanagement eher als lästige Nebenaufgabe vor sich hin.
Mahnungen werden halbherzig rausgeschickt, Adressen stimmen nicht, und bei kleinen Beträgen winkt man ohnehin oft ab.
Dabei ist das Thema viel mehr als trockene Buchhaltung – es ist ein echter Erfolgsfaktor, wenn man es richtig angeht.
Heute schauen wir uns an, warum Forderungsmanagement so wichtig ist, wo die typischen Stolpersteine liegen und wie Sie mit fünf einfachen Stellschrauben Ihre Liquidität sichern und Nerven sparen können.
Warum Forderungsmanagement in KMU oft komplizierter ist, als es sein müsste
Die Praxis zeigt immer wieder das gleiche Bild: In KMU wird das Forderungsmanagement oft nebenbei gemacht – wenn überhaupt. Die Buchhaltung ist voll mit täglichen Aufgaben, und das Mahnwesen läuft irgendwo zwischen Belege sortieren und Umsatzsteuervoranmeldung mit.
Das führt dazu, dass…
Mahnprozesse zu spät starten – im Schnitt ganze 16 Tage nach Fälligkeit.
Es keine klaren Mahnstufen oder Zeitpläne gibt.
Kundendaten nicht aktuell sind – Mahnungen laufen ins Leere.
Bei Kleinforderungen unter 50 € wird aus Bequemlichkeit oft ganz auf Mahnungen verzichtet.
Das Ergebnis? Liquidität bleibt in der Pipeline hängen, Buchhaltungen sind genervt und am Ende ärgert sich jeder.
Aber Achtung: Forderungsmanagement ist mehr als das Eintreiben von Geld.
Es ist Teil der Kundenkommunikation und sorgt – wenn professionell gemacht – sogar für mehr Transparenz und Vertrauen in der Zusammenarbeit.
5 Stellschrauben für ein besseres Forderungsmanagement
Jetzt wird’s konkret. Was können KMU tun, um das Mahnwesen aus der Ecke der „nervigen Zusatzaufgabe“ herauszuholen?
Hier kommen fünf einfache, aber wirksame Stellschrauben:
Mahnfristen definieren
Legen Sie klare Zeitpläne fest:
Wann geht die Zahlungserinnerung raus?
Wann folgt die erste Mahnung?
Wann eskaliert der Vorgang?
Als Faustregel: Spätestens sieben Tage nach Fälligkeit sollte der erste Hinweis verschickt werden.
Adresspflege & Bonitätsprüfung
Aktuelle Kundendaten sind das A und O. Wer Mahnungen an veraltete Adressen schickt, produziert nur Arbeit ohne Ergebnis. Ebenso wichtig: Risikokunden frühzeitig erkennen und gegebenenfalls Vorauszahlungen oder kürzere Zahlungsziele vereinbaren.
Standardisierte Textbausteine
Wer jedes Mal eine neue Formulierung sucht, verliert Zeit. Mit freundlichen, aber klaren Vorlagen wird die Kommunikation effizient und professionell.
Kleinvieh macht auch Mist: Konsequenz bei Kleinforderungen
Auch bei Beträgen unter 50 € lohnt es sich, dran zu bleiben. Nicht aus Prinzip, sondern aus Fairness – und um ein Signal zu setzen.
Transparenz durch regelmäßige Auswertungen
Behalten Sie Ihre offenen Posten im Blick. Digitale Buchhaltungssoftware kann hier unterstützen: Offene Forderungen täglich prüfen und Mahnprozesse automatisiert auslösen.
Digitale Tools als Turbo für Ihr Mahnwesen
Viele moderne Buchhaltungsprogramme bieten mittlerweile die Möglichkeit, Mahnprozesse teil- oder vollautomatisch abzubilden.
Mit wenigen Klicks können Sie:
Zahlungserinnerungen verschicken.
Zahlungseingänge automatisch verbuchen.
Kundenadressen regelmäßig abgleichen.
Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den Stresspegel in der Buchhaltung deutlich.
Die finanziellen Vorteile auf einen Blick
Ein professionelles Forderungsmanagement bringt bares Geld.
Hier ein paar der positiven Effekte, die sich in der Praxis zeigen:
Zahlungsausfälle sinken, weil konsequent gemahnt wird.
Die Buchhaltung spart Zeit – weniger manuelle Einzelfallbearbeitung.
Liquidität verbessert sich, weil Rechnungen schneller bezahlt werden.
Kundenzahlungsverhalten wird transparenter – eine wertvolle Info für künftige Entscheidungen.
Praxis-Check: Wie steht’s denn um IHR Forderungsmanagement?
Starten Ihre Mahnprozesse innerhalb von 7 Tagen nach Fälligkeit?
Haben Sie die Adressen Ihrer Kunden im letzten Jahr aktualisiert?
Gibt es klare Eskalationsstufen für überfällige Forderungen?
Werden auch Kleinforderungen konsequent bearbeitet?
Nutzen Sie bereits die Möglichkeiten zur Automatisierung Ihrer Mahnprozesse?
Falls Sie bei einer dieser Fragen zögern müssen – dann ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, hier einmal aufzuräumen.
Quintessenz
Forderungsmanagement klingt trocken und sperrig – ist aber ein echter Liquiditätsbooster für KMU. Ein durchdachtes System, klare Prozesse und digitale Unterstützung sorgen dafür, dass Sie Zeit sparen, Zahlungsausfälle reduzieren und Ihre Buchhaltung entlasten.
Die gute Nachricht: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Schon mit fünf einfachen Stellschrauben bringen Sie Ihr Mahnwesen auf Kurs. Denn: Wer seine Forderungen im Griff hat, gewinnt Liquidität, Nerven und am Ende auch zufriedene Kunden.
Also, beim nächsten Kaffee: Vielleicht einfach mal die Mahnprozesse auf den Tisch bringen. Das lohnt sich! ☕😉
