Der Dreiklang der E-Rechnung
- Eva Heinz-Zentgraf
- 5. Juni
- 4 Min. Lesezeit
Wenn ich in den letzten Wochen und Monaten eins nicht mehr hören kann und gleichzeitig doch hören muss, dann ist es das Thema E-Rechnung!
Ob in Unternehmer-Workshops, im Steuerseminar oder bei einem Plausch mit Existenzgründern in der Kaffeepause – überall schallt es mir entgegen: „Eva, was muss ich denn bei diesen E-Rechnungen jetzt eigentlich beachten?!“
Tja, und da klingeln bei mir doch sofort die Alarmglocken: § 14 UStG!
Warum?
Weil bei jeder noch so digitalen, hippen, XML-basierten Rechnung genau dieser Paragraf der entscheidende Schlüssel ist, um die Vorsteuer aus einer Rechnung geltend machen zu dürfen.
Aber Achtung: Eine PDF per Mail alleine ist noch keine echte E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Und der Weg zur sicheren Vorsteuer führt neuerdings durch einen Dreiklang, den wir uns heute mal ganz genau anschauen.
Also: Augen auf und den Stift gezückt - wir checken heute einmal den Dreiklang für den Vorsteuerabzug!
Der Dreiklang für den Vorsteuerabzug – Das steckt dahinter
Um die heiß ersehnte Vorsteuer ziehen zu dürfen, müssen Sie drei Kernthemen sauber prüfen – genauer gesagt: Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts.
Und nein, das klingt nicht nur nach Buchhalter-Ballett, sondern ist tatsächlich der gesetzliche Rahmen, den uns das UStG und die MwStSystRL vorgibt.
Werfen wir gemeinsam einen Blick hinter die Kulissen dieser drei Prüfungs-Pflichtfelder:
Lesbarkeit – Mehr als „Kann ich’s lesen?“
Lesbarkeit meint im Kontext der E-Rechnung nicht mehr, dass Sie die Rechnung einfach ausdrucken und mit dem menschlichen Auge lesen können.
Der Gesetzgeber ist da seit der Neuregelung richtig digital geworden.
Das BMF stellt klar: Maschinelle Lesbarkeit ist gefragt (BMF-Schreiben, Rz 5).
Das bedeutet konkret:
Die Rechnung muss elektronisch verarbeitet werden können.
Sie muss in einem anerkannten Format vorliegen – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
Sie muss technisch valide sein – am besten prüfen Sie das mit einem Viewer oder Validator.
Echtheit der Herkunft – Wer schickt mir da eigentlich was?
Der zweite Baustein: Echtheit der Herkunft.
Kurz gesagt: Sie müssen sicherstellen, dass die Rechnung tatsächlich von dem Unternehmer stammt, der sie Ihnen geschickt hat. Klingt logisch, aber hier schlummern neue Risiken, denn eine E-Mail-Adresse lässt sich schneller faken als früher ein Firmenstempel.
Wie stellen Sie die Echtheit sicher?
Über technische Verfahren: Elektronische Signatur (wird in der Praxis aber kaum noch genutzt)
EDI-Verfahren (große Unternehmen)
Und – viel häufiger: Ein innerbetriebliches Kontrollsystem
Dieses Kontrollsystem bedeutet: Kennen Sie den Rechnungsaussteller? Haben Sie diese Rechnung erwartet? Passt sie zur Geschäftsbeziehung?
Wenn Sie auf eine plötzliche Rechnung eines völlig unbekannten Unternehmens stoßen – Finger weg und erst prüfen!
Unversehrtheit des Inhalts – Keine Trickserei im Anhang
Auch Punkt drei klingt einfach, ist aber entscheidend: Die Unversehrtheit des Inhalts muss gewährleistet sein.
Das heißt: Nach dem Versand dürfen an der Rechnung keine Veränderungen mehr vorgenommen worden sein.
Das ergibt sich aus § 14 Abs. 3 UStG sowie der MwStSystRL Art. 233 Abs. 1 Unterabschnitt 3 und 4.
Es gibt hier drei Wege, wie Sie diesen Punkt technisch absichern können:
Qualifizierte elektronische Signatur (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG)
EDI-Verfahren (§ 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG)
Innerbetriebliches Kontrollsystem (§ 14 Abs. 3 Nr. 3 UStG)
Praxis-Realität:
Die Signatur wurde in der Praxis weitestgehend abgeschafft. Das EDI-Verfahren ist für Großkonzerne. Also bleibt für die meisten von uns das Kontrollsystem, in dem wir die inhaltliche und formale Richtigkeit der Rechnung prüfen.
Checkliste zur Rechnungsprüfung – Neu trifft Alt
Damit Sie in der Praxis nicht jedes Mal aufs Neue überlegen müssen, habe ich Ihnen die grafische Checkliste aus Ihrer Vorlage in einen praktischen Textfahrplan umgewandelt.
Neue Prüfpunkte (technische Prüfung – "Validator/Viewer")
Ist die Rechnung per E-Mail eingegangen?
Ist die Rechnung maschinell lesbar?
Sind XML-Daten vorhanden?
Liegt ein bekanntes Format vor (z. B. ZUGFeRD)?
Kritisch prüfen (inhaltliche Prüfung)
Ist der Rechnungsaussteller bekannt?
Haben Sie eine Rechnung erwartet?
Standard-Prüfpunkte (formale & sachliche Prüfung)
Sind alle Angaben auf der Rechnung korrekt?
Leistender Unternehmer
Leistungsempfänger
Leistungsbeschreibung
Entgelt
Umsatzsteuer
Sind die formellen Voraussetzungen erfüllt?
Ist die Rechnung rechnerisch korrekt?
Gibt es eine Anweisung zur Zahlung?
Warum das Ganze? – Die rechtliche Grundlage der E-Rechnung
Warum so viel Tamtam um eine simple E-Rechnung?
Weil Sie ansonsten riskieren, dass der Vorsteuerabzug versagt wird!
Die gesetzliche Basis dafür ist klar geregelt:
§ 14 Abs. 4 UStG – Ordnungsmäßigkeit der Rechnung
§ 14a UStG – Zusätzliche Anforderungen
Art. 233 MwStSystRL – Unversehrtheit der Inhalte
BMF-Schreiben Rz 5 – Lesbarkeit = maschinelle Lesbarkeit
Wenn eine dieser Prüfungen schiefgeht, kann das im schlimmsten Fall zu einer steuerlichen Mehrbelastung führen, weil Ihnen der Vorsteuerabzug gestrichen wird.
Da kann eine kleine technische Ungenauigkeit schnell mal ein paar tausend Euro kosten.
Quintessenz
Die Einführung der E-Rechnung bedeutet nicht nur mehr Digitalisierung im Geschäftsalltag, sondern auch mehr Verantwortung bei der Rechnungsprüfung.
Für den Vorsteuerabzug müssen Sie den Dreiklang beherrschen:
Lesbarkeit – Die Rechnung muss maschinell lesbar sein.
Echtheit der Herkunft – Sie müssen wissen, von wem die Rechnung kommt.
Unversehrtheit des Inhalts – Der Inhalt der Rechnung darf nicht verändert worden sein.
Technische Hilfsmittel wie Validatoren oder Viewer helfen bei der technischen Prüfung.
Mindestens genauso wichtig bleibt jedoch die kritische inhaltliche Prüfung:
Kenne ich den Rechnungsaussteller?
Habe ich diese Rechnung erwartet?
Stimmen die Angaben?
Denn: Die Verantwortung für den Vorsteuerabzug liegt bei Ihnen als Rechnungsempfänger.
Und wer hier nicht prüft, zahlt am Ende vielleicht doppelt.
Der Download
Hier finden Sie eine praktischen Checkliste für den sicheren Umgang mit elektronischen Dokumenten und E-Rechnungen.
