Abweichungsanalyse

Willkommen in der Welt des Controllings, wo Zahlen nicht nur sprechen, sondern ganze Geschichten erzählen. In dieser Welt ist die Abweichungsanalyse das Navigationssystem, das Unternehmen dabei hilft, ihren Kurs in den oft stürmischen Gewässern der Wirtschaft zu halten. Es ist ein Instrument, das nicht nur aufzeigt, wo wir gerade stehen, sondern auch, warum wir vielleicht nicht dort sind, wo wir sein sollten.

 

Die Abweichungsanalyse ist ein essentielles Werkzeug für Controller, um hinter die Kulissen der Finanzberichte zu blicken und die Ursachen für Unterschiede zwischen geplanten und tatsächlichen Ergebnissen zu entschlüsseln.

 

Sie ist wie ein Kompass, der in die Tiefe der Budgets, Prognosen und Kalkulationen eintaucht und den Unternehmen dabei hilft, Kursabweichungen zu verstehen, Kurskorrekturen vorzunehmen und letztendlich ihre finanzielle Reise erfolgreich fortzusetzen.

 

In diesem Artikel erforschen wir, wie Abweichungsanalysen durchgeführt werden, welche Arten von Abweichungen es gibt und wie diese Erkenntnisse genutzt werden können, um die Leistung zu verbessern und zukünftige finanzielle Stürme zu navigieren. Machen Sie sich bereit, in die faszinierende Welt des Controllings einzutauchen und die Geheimnisse hinter den Zahlen zu enthüllen.

 

 

Die Kunst der Abweichungsanalyse: Navigieren im Zahlennebel des Controllings

 

Eine effektive Abweichungsanalyse ist unerlässlich, um sowohl positive als auch negative Differenzen zwischen erwarteten und tatsächlichen Werten zu verstehen. Sie ermöglicht es, die Gründe für diese Abweichungen zu identifizieren und entsprechend zu bewerten.

 

Oft kann die verantwortliche Abteilung selbst eine erste Analyse durchführen, doch in vielen Fällen reicht diese interne Sichtweise nicht aus, vor allem wenn die Ursachen außerhalb ihrer Kontrolle liegen. Hier ist es Aufgabe des Controllers, tiefergehende Untersuchungen anzustellen.

 

Die Quellen der Abweichungen sind oft vielschichtig und können beispielsweise in der Planung, der organisatorischen Umsetzung oder in der Ausführung liegen. Manchmal sind die festgelegten Ziele von Anfang an nicht realistisch oder die Grundannahmen haben sich im Laufe der Zeit wesentlich gewandelt. Externe Ereignisse, die nicht vorhergesehen wurden, können ebenso eine Rolle spielen wie interne Effizienzsteigerungen durch Rationalisierung oder organisatorische Verbesserungen.

 

Strukturelle Veränderungen, wie der Einsatz neuer Technologien oder Maschinen, können ebenso zu Abweichungen führen wie Schwankungen in den Einkaufspreisen, Wertansätzen für Materialien, Fremdleistungen sowie bei Lohn- und Gehaltskosten. Auch quantitative Unterschiede im Verbrauch von Ressourcen oder zeitliche Verschiebungen im Kostenanfall sind mögliche Faktoren. Nicht zuletzt können einfache Kontierungsfehler, bei denen die tatsächlichen Zahlen anders verbucht werden als geplant, zu Abweichungen führen.

 

Insgesamt ist es die Aufgabe des Controllers, diese verschiedenen Ursachen zu erkennen, zu analysieren und die Erkenntnisse für das Unternehmensmanagement aufzubereiten, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen und die finanzielle Steuerung des Unternehmens zu optimieren.

 

 

Die Drei-Schritt-Methode der Abweichungsanalyse: Anamnese, Diagnose, Therapie im Controlling

 

Bei der Durchführung einer Abweichungsanalyse ist es für den Controller entscheidend, strukturiert vorzugehen. Diese Struktur kann durch drei Kernfragen definiert werden:

• Die Herkunft der Abweichungen: Es ist zu klären, in welchen Bereichen oder Kostenstellen des Unternehmens die Abweichungen entstanden sind. Dieser Schritt entspricht der Anamnese, bei der die Symptome erfasst werden.
• Die Ursachenforschung: Hier gilt es zu ergründen, was die identifizierten Abweichungen verursacht hat. Mögliche Gründe können ein abweichender Ressourcenverbrauch, eine abweichende Beschäftigungsrate oder unerwartete Verrechnungssätze sein. Diese Phase ist vergleichbar mit einer medizinischen Diagnose, bei der die Gründe für die Symptome ermittelt werden.
• Die Ableitung von Maßnahmen: Basierend auf der Diagnose muss der Controller entscheiden, welche Schritte zur Korrektur oder Verbesserung unternommen werden sollten. Dieser Schritt ist die Therapie, bei der ein Behandlungsplan aufgestellt wird, um die festgestellten Probleme zu beheben.

Diese strukturierte Vorgehensweise hilft dem Controller, fundierte Entscheidungen zu treffen und effektive Lösungen für die Zukunft des Unternehmens zu entwickeln.

 

 

Konturen des Controllings: Effektive Abweichungsanalyse für gezieltes Unternehmenssteuern

 

Im Kontext der Abweichungsanalyse ist es essenziell, Planungs- und Ausführungsfehler voneinander zu trennen. Der Controller hat die Aufgabe, Abweichungen quantifizierbar zu machen, indem er geeignete Plan- und Messgrößen festlegt und diese auf die jeweiligen Anwendungsbereiche anwendet – beispielsweise Fertigungsstunden für die Beschäftigung oder den Zugang an fremdbezogenen Materialien und Teilen für den Materialbereich.

 

Im Kern der Abweichungsanalyse stehen drei primäre Kategorien:

1. Verbrauchsabweichungen: Diese resultieren aus dem tatsächlichen Mehr- oder Minderverbrauch von Ressourcen, etwa durch Ausschuss, einen erhöhten Einsatz von Büromaterial oder einen größeren Stundenaufwand.
2. Preisabweichungen: Sie treten auf, wenn sich die angenommenen Preise für bestimmte Güter ändern.
3. Beschäftigungsabweichungen: Diese entwickeln sich durch Veränderungen im Mengenansatz, wobei eine höhere oder niedrigere Beschäftigung auf eine variierende Leistungsmenge verteilt wird.

Die Gesamtabweichung ist die Summe aus Verbrauchs-, Preis- und Beschäftigungsabweichungen. Darüber hinaus gibt es typische Abweichungsursachen wie handwerkliche Planungsfehler, von Beginn an unrealistische Ziele, veränderte Ausgangsprämissen, unerwartete externe Ereignisse, Rationalisierungen oder Restrukturierungsmaßnahmen, Preisänderungen, zeitliche Verschiebungen im Kostenanfall und Kontierungsfehler.

 

Die Effektivität einer Abweichungsanalyse misst sich daran, wie gut sie als Grundlage für Korrekturentscheidungen dient. Verliert der Soll-Ist-Vergleich an Bedeutung und löst keine Reaktionen mehr aus, verfehlt er seinen Zweck.

 

Es gibt mehrere Leitprinzipien für eine Abweichungsanalyse:

• Abweichungen sollten nicht zur Schuldzuweisung genutzt werden, sondern als Basis für Maßnahmen dienen, die Lernprozesse initiieren.
• Bei signifikanten Abweichungen sollte die nächsthöhere Verantwortlichkeitsebene in die Analyse einbezogen werden.
• Der Controller sollte sich an den Trends orientieren: Umsatztrends in der ersten und Kostentrends in der zweiten Jahreshälfte.
• Abweichungsanalysen sollten sachlich bleiben und nicht in Rechtfertigungen münden.
• Sie sollten kein alleiniges Kriterium für die Leistungsbewertung darstellen, sondern lediglich als Ausgangspunkt dienen.
• Geschäftsleitung oder höhere Instanzen sollten nur eingreifen, wenn Abweichungen festgelegte Toleranzgrenzen überschreiten.
• Der Controller sollte auf Basis der Analysen Prognosen und Hochrechnungen für die Abrechnungsperiode erstellen.
• Abweichungen, die Normen überschreiten, sollten nach dem Prinzip des "Management by Exception" behandelt werden.
• Verantwortlich gemacht werden sollte nur, wer die Abweichungen auch tatsächlich beeinflussen konnte.
• Abweichungsanalysen müssen wirtschaftlich sein, der Nutzen der gewonnenen Informationen sollte die Kosten der Analyse übersteigen.

Diese Prinzipien stellen sicher, dass Abweichungsanalysen einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen und nicht nur eine reine Datensammlung bleiben.

 

 

Quintessenz

 

Die Quintessenz der Abweichungsanalyse im Controlling liegt darin, systematisch und zielorientiert Diskrepanzen zwischen Plan- und Ist-Werten aufzudecken. Es geht darum, die Ursachen für Verbrauchs-, Preis- und Beschäftigungsabweichungen zu identifizieren und zu verstehen. Diese Analyse fungiert als Fundament für strategische Entscheidungen und ermöglicht es, nicht nur reaktiv auf Veränderungen zu reagieren, sondern proaktiv Maßnahmen für zukünftige Planungszyklen abzuleiten.

 

Der Fokus liegt auf dem Lernen aus den Abweichungen, um kontinuierliche Verbesserungen anzustoßen und die Unternehmensziele effizienter zu erreichen. Ein kritischer Aspekt dabei ist, dass Abweichungen nicht für Schuldzuweisungen genutzt werden sollten, sondern vielmehr als Chance, um Prozesse und Strukturen innerhalb des Unternehmens zu optimieren.

 

Eine präzise und wirtschaftlich durchgeführte Abweichungsanalyse trägt maßgeblich zur Stärkung der unternehmerischen Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit bei.