Verwaltungsakte werden üblicherweise entweder schriftlich per Post oder elektronisch versandt. Die Finanzverwaltung kann sich bei schriftlicher Zustellung auch externen Dienstleistern bedienen.
Im Inland wird angenommen, dass ein Verwaltungsakt drei Tage nach seiner Postaufgabe bekannt gemacht wurde.
Es ist wichtig zu betonen, dass diese Regelung nur in Situationen zutrifft, in denen der Verwaltungsakt nicht tatsächlich zu einem späteren Zeitpunkt eingegangen ist. Das Datum der Postaufgabe wird in der Regel aus dem Datum des Bescheids abgeleitet. Der Tag der Bekanntgabe ist entscheidend für den Start der Einspruchsfrist und die Fälligkeit.
Bekanntmachung
Wenn das Ende der Drei-Tages-Frist, die zwischen dem Postdatum eines Verwaltungsaktes und seiner angenommenen Bekanntgabe liegt, auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, verschiebt sich das Ende der Frist auf den nächsten Werktag. Bei privaten Zustelldiensten kann es Unterschiede geben, je nachdem, welches Datum auf dem Stempel vermerkt ist.
Wenn ein Verwaltungsakt später eintrifft, wird er erst am Tag des tatsächlichen Erhalts als bekannt gemacht und tritt in Kraft.
Auch wenn der Empfänger seinen Briefkasten nicht leert, z.B. wegen Reisen oder Krankheit, gilt der Verwaltungsakt nach drei Tagen als zugestellt. Diese Regelung ist hypothetisch und nicht notwendigerweise realitätsgetreu. Bei Zweifeln bezüglich des Zustellungsdatums liegt die Beweislast bei der Finanzbehörde.
Sollte jemand behaupten, einen Verwaltungsakt nicht erhalten zu haben, muss die Finanzbehörde den tatsächlichen Zugang beweisen.
Für Verwaltungsakte, die ins Ausland versendet werden, gilt eine Bekanntmachungsfiktion von einem Monat nach Postaufgabe. Andere Zustellmethoden und spezifische Anforderungen für bestimmte Länder sind im AEAO § 122 detailliert aufgeführt.
Elektronische Bekanntmachung
Gemäß § 122a AO können Verwaltungsakte auch elektronisch bereitgestellt werden. Diese gelten drei Tage nach dem Versand der Benachrichtigung als bekannt gemacht. Bei Unklarheiten über den Zugang trägt die Finanzbehörde die Beweislast. Weitere Details finden sich im AEAO zu § 122a AO.
Zugang eines Bescheids und dessen Dokumentation
Das Bundesverwaltungsgericht in Leipzig entschied am 21.09.2022, dass wenn eine Behörde den Eingang eines per einfacher Post versandten Bescheids bestreitet, sie jedoch keine durchgehende Dokumentation ihres Posteingangs für den betreffenden Zeitraum vorlegt und die ursprünglich vorhandene Dokumentation nicht bewahrt, dies keine Zweifel am Zugang des Bescheids begründet.
Ein Zinsbescheid wurde von einem Ministerium an eine Gemeinde gesendet, nicht an den offiziellen Vertreter, der sie im Verfahren repräsentierte. Nach dem Verwaltungsverfahrensgesetz wird ein auf diese Weise versandter Bescheid am dritten Tag nach dem Versand als bekannt gegeben betrachtet. Die Gemeinde legte über einen Monat später Beschwerde ein und behauptete, sie habe den Bescheid nicht erhalten. Sie gab an, ein Posteingangsbuch geführt zu haben, das jedoch nicht mehr existiert. Das Oberverwaltungsgericht wies die Beschwerde aufgrund der dargelegten Fakten zurück.
Das Bundesverwaltungsgericht bestätigte diese Entscheidung. Es erklärte, dass Behörden den Bescheid direkt an die klagende Partei senden dürfen. Einfache Bestreitungen des Zugangs sind in der Regel ausreichend, um Zweifel zu begründen. Behörden, die ihre Posteingänge dokumentieren, stehen jedoch in einer anderen Position. Wenn solche Dokumentationen während des Verfahrens verloren gehen und dies auf Versäumnisse der Behörde zurückzuführen ist, reicht ein einfaches Bestreiten des Zugangs nicht aus.
Schließlich wurde ein weiterer Revisionsversuch beim Bundesverfassungsgericht zurückgewiesen. Es gab keinen Grund für das Gericht, den Zugang des Bescheids in Frage zu stellen.
Die zusätzlichen Hauptargumente des Senats sind:
- Grundprinzip des einfachen Bestreitens: Generell kann durch einfaches Bestreiten des Zugangs Zweifel hervorgerufen werden, da der Empfänger meistens nicht die spezifischen Gründe angeben kann, die gegen einen Erhalt sprechen.
- Ausnahmefälle bei Behörden: Für Behörden, die ihre Posteingänge dokumentieren, gibt es Ausnahmen. Hier können sie spezifizieren, ob während des relevanten Zeitraums kein Posteingang verzeichnet wurde.
- Aufbewahrungspflicht bei Verfahrensbeginn: Laut Senatsentscheidung sind solche Adressaten ab Verfahrensbeginn dazu verpflichtet, ihre Dokumentationen, wie beispielsweise ein Posteingangsbuch, für Beweiszwecke bis zum Ende des Verfahrens zu lagern.
- Verantwortung der Klägerin bei Verlust des Posteingangsbuchs: Sollte diese Dokumentation aus Gründen verloren gehen, für die der Empfänger haftet, bedeutet das nicht automatisch, dass ein einfaches Bestreiten des Posteingangs wieder ausreichend ist. Ein solcher Verlust, für den die Klägerin verantwortlich ist, wurde von der Vorinstanz korrekterweise angenommen, wie die Richter aus Leipzig hervorheben.