Kommunikation im Controlling

Im Alltag vieler Unternehmen passiert etwas Merkwürdiges: Die Zahlen liegen auf dem Tisch. Die Auswertungen sind sauber vorbereitet. Risiken sind eigentlich sichtbar.

Und trotzdem passiert oft viel zu wenig.

Vor Kurzem sprach mich nach einem Controlling-Kurs eine Teilnehmerin an. Fachlich wirklich stark. Ihre Analysen waren präzise, ihre Reports nachvollziehbar und ihre Arbeit äußerst gewissenhaft.

Eigentlich genau die Art von Mitarbeiterin, die Unternehmen dringend brauchen!

Und trotzdem hatte sie das Gefühl, im Unternehmen nicht wirklich wahrgenommen zu werden.

Sie erzählte mir, dass sie ursprünglich im kaufmännischen Bereich gestartet sei und später immer mehr Aufgaben im Controlling übernommen habe. Fachlich funktionierte das hervorragend. Doch sobald sie Themen aktiv ansprechen oder bei Verantwortlichen nachhaken musste, wurde sie unsicher.

Sinngemäß sagte sie: „Ich weiß oft genau, dass ich eigentlich nochmal nachfragen müsste. Aber ich habe Angst, den Leuten auf die Nerven zu gehen."

Genau an diesem Punkt zeigt sich ein Thema, das im Controlling viel zu selten offen besprochen wird.

Denn Controlling bedeutet längst nicht nur Zahlenanalyse.

Controlling bedeutet Kommunikation.

Und manchmal eben auch unbequeme Kommunikation.

Fachwissen wird trainiert, Kommunikation oft nicht

Die meisten Controller sind fachlich hervorragend ausgebildet.

Sie beherrschen unter anderem:

• Kostenrechnung

• Kalkulation

• Budgetplanung

• Liquiditätsanalysen

• Forecasts

• Kennzahlen

• Reportingstrukturen

• Excel und Auswertungssysteme

Sie lernen, Zahlen korrekt aufzubereiten und wirtschaftliche Entwicklungen zu analysieren.

Was jedoch häufig kaum trainiert wird, ist etwas völlig anderes:

Wie kommuniziert man diese Erkenntnisse eigentlich professionell?

Genau dort beginnt oft die Unsicherheit.

Viele Menschen im Controlling möchten sachlich bleiben, professionell wirken und niemandem unangenehm auffallen.

Deshalb formulieren sie extrem vorsichtig. Teilweise so vorsichtig, dass kritische Aussagen ihre Wirkung verlieren.

Dann wird aus einem ernsthaften wirtschaftlichen Risiko plötzlich eine weich formulierte Randbemerkung.

Und genau das kann problematisch werden.

Zahlen allein verändern kein Unternehmen

Ein Bericht allein löst noch kein Problem.

Eine Abweichungsanalyse verbessert noch keine Wirtschaftlichkeit.

Und eine Liquiditätsplanung verhindert noch keine Krise.

Entscheidend ist immer, was anschließend mit diesen Informationen passiert.

Viele Controller verschicken Reports per E Mail und hoffen danach, dass die Verantwortlichen die Bedeutung schon erkennen werden.

Die Realität sieht allerdings oft anders aus.

Der Unternehmensalltag ist voll mit:

• Meetings

• Kundenanfragen

• Personalthemen

• operativen Problemen

• strategischen Entscheidungen

• spontanen Krisen

Eine Geschäftsführung kann unmöglich jede einzelne Kostenentwicklung permanent selbst überwachen.

Und genau deshalb gibt es Controlling.

Controller sollen wirtschaftliche Entwicklungen sichtbar machen und aktiv einordnen.

Gute Controller liefern nicht nur Zahlen

Ein wichtiger Punkt wird häufig unterschätzt:

Controller wurden nicht eingestellt, um schöne Tabellen zu produzieren.

Ihre Aufgabe besteht darin, wirtschaftliche Zusammenhänge transparent zu machen.

Das bedeutet auch:

• Risiken anzusprechen

• Fehlentwicklungen sichtbar zu machen

• Konsequenzen zu erläutern

• Themen konsequent nachzuverfolgen

Nicht weil man unangenehm sein möchte.

Sondern weil genau das die Verantwortung des Controllings ist.

Wenn beispielsweise die Liquidität kritisch wird, Kosten dauerhaft steigen oder Projekte unwirtschaftlich laufen, dann müssen diese Themen klar kommuniziert werden.

Denn wenn das Controlling an dieser Stelle schweigt, fehlt der Geschäftsleitung eine wichtige Entscheidungsgrundlage.

Im schlimmsten Fall kann das teuer werden.

Die Geschäftsleitung sieht nicht alles gleichzeitig

Das klingt zunächst selbstverständlich. In vielen Unternehmen wird genau das aber vergessen.

Eine Geschäftsführung trägt Verantwortung für unglaublich viele Bereiche gleichzeitig:

• Vertrieb

• Personal

• Kunden

• Strategie

• Finanzierung

• Investitionen

• Marktveränderungen

• operative Abläufe

• rechtliche Themen

Natürlich kann niemand dabei jede einzelne wirtschaftliche Entwicklung permanent im Blick behalten.

Deshalb braucht es Menschen, die Entwicklungen beobachten, analysieren und verständlich einordnen.

Genau das ist die Aufgabe des Controllings.

Nicht als Gegner der Fachabteilungen.

Nicht als interne Spaßbremse.

Sondern als betriebswirtschaftlicher Sparringspartner.

Ein gutes Controlling sorgt dafür, dass Risiken frühzeitig sichtbar werden, bevor sie eskalieren.

Denn wenn wirtschaftliche Probleme erst erkannt werden, sobald die Liquidität knapp wird, ist es oft schon sehr spät.

Professionelles Nachhaken ist keine Störung

Viele Controller empfinden Nachfragen oder Erinnerungen als unangenehm.

Dabei gehört genau das zum Berufsbild.

Wer Verantwortung für Zahlen trägt, darf Themen nicht einfach liegenlassen.

Und ehrlich gesagt erwartet die Geschäftsführung häufig genau dieses Verhalten.

Der Unterschied liegt meistens in der Art der Kommunikation.

Zwischen diesen beiden Aussagen besteht ein großer Unterschied:

„Die Kosten laufen völlig aus dem Ruder."

Oder:

„Die Kosten im Einkauf liegen aktuell 14 % über Plan. Wenn sich die Entwicklung fortsetzt, überschreiten wir das Budget bis Jahresende voraussichtlich um rund 60.000 €."

Die zweite Aussage wirkt professionell, sachlich und lösungsorientiert.

Sie schafft eine klare Grundlage für Entscheidungen.

Genau darum geht es im Controlling.

Controller müssen nicht emotional argumentieren.

Sie müssen faktenbasiert kommunizieren.

Kommunikation bedeutet Verantwortung

Viele Controller unterschätzen ihre eigene Bedeutung im Unternehmen.

Dabei hängen zahlreiche Entscheidungen davon ab, dass wirtschaftliche Informationen korrekt eingeordnet und klar kommuniziert werden.

Wenn kritische Entwicklungen nicht deutlich angesprochen werden, kann die Tragweite vieler Probleme gar nicht vollständig erkannt werden.

Nicht weil der Geschäftsführung Kompetenz fehlt.

Sondern weil Führung ohne Informationen nicht funktionieren kann.

Die Unternehmensleitung braucht Menschen, die:

• Entwicklungen analysieren

• Risiken bewerten

• Zusammenhänge erklären

• wirtschaftliche Konsequenzen sichtbar machen

Genau dafür gibt es Controlling.

Und genau deshalb gehört Kommunikation zwingend zum Berufsbild dazu.

Controlling braucht Klarheit statt Lautstärke

Wichtig ist dabei natürlich immer die Art des Auftretens.

Niemand muss laut oder aggressiv auftreten.

Gute Controller überzeugen selten durch Lautstärke.

Sondern vielmehr durch:

• Klarheit

• Sachlichkeit

• Konsequenz

• Verbindlichkeit

Es geht nicht darum, ständig Druck auszuüben.

Es geht darum, Verantwortung ernst zu nehmen.

Und manchmal bedeutet Verantwortung eben auch, unangenehme Themen mehrfach anzusprechen.

Nicht aus Prinzip.

Sondern weil wirtschaftliche Steuerung ohne Kommunikation schlicht nicht funktioniert.

Warum Kommunikation viel stärker trainiert werden sollte

Aus meiner Sicht wird dieses Thema in vielen Aus und Weiterbildungen noch immer unterschätzt.

Fachwissen ist wichtig. Gar keine Frage.

Doch Kommunikation ist im Controlling mindestens genauso entscheidend.

Denn selbst die beste Analyse bringt wenig, wenn:

• niemand sie versteht

• niemand sie ernst nimmt

• niemand Konsequenzen daraus ableitet

Deshalb sollte Kommunikation deutlich stärker trainiert werden.

Zum Beispiel hiermit:

• Gesprächsführung

• Formulierungstechniken

• Präsentation von Kennzahlen

• kritische Gespräche

• professionelles Nachhalten

• souveränes Auftreten

Denn genau diese Fähigkeiten entscheiden später oft darüber, ob ein Controller tatsächlich Wirkung entfaltet.

Quintessenz

Viele Controller fühlen sich unsicher, wenn sie Themen konsequent ansprechen oder mehrfach nachhaken müssen. Dabei wird professionelles Nachhalten häufig völlig zu Unrecht als unangenehm empfunden.

Tatsächlich gehört genau das zum Kern der Aufgabe.

Eine Geschäftsführung kann unmöglich jede Kostenentwicklung oder wirtschaftliche Veränderung permanent selbst überwachen. Genau deshalb braucht es Controlling.

Controller sollen nicht nur Zahlen liefern.

Sie sollen Entwicklungen einordnen, Risiken sichtbar machen und wirtschaftliche Konsequenzen verständlich kommunizieren. Denn wenn kritische Themen nicht klar angesprochen werden, fehlen der Unternehmensleitung oft wichtige Grundlagen für Entscheidungen.

Gerade bei Themen wie steigenden Kosten, sinkender Wirtschaftlichkeit oder Liquiditätsproblemen ist klare Kommunikation kein Stören.

Es ist gelebte Verantwortung 😊