Wer schon einmal einen Steuerbescheid zu spät erhalten hat, kennt das Dilemma: Der Brief lag zu lange im Postfach, und die Einspruchsfrist war bereits abgelaufen.
Dabei kann es schnell passieren, dass eine unbemerkte Steuerfestsetzung plötzlich zu hohen Kosten führt. Doch zum Jahreswechsel 2024/2025 tritt eine neue Regelung in Kraft, die bei der Bekanntgabe von Verwaltungsakten, wie Steuerbescheiden, einige Änderungen mit sich bringt.
Hier kommt die sogenannte "Viertagesfiktion" ins Spiel, die für viele Steuerpflichtige eine erhebliche Veränderung darstellen wird.
Hintergrund: Bekanntgabefiktion und die Probleme des bisherigen Systems
Die Vermutungsregelungen zur Bekanntgabe von Verwaltungsakten waren bisher ein zweischneidiges Schwert.
Auf der einen Seite sollten sie Rechtssicherheit schaffen, indem sie festlegten, wann ein Verwaltungsakt, also etwa ein Steuerbescheid, als zugestellt gilt. Auf der anderen Seite führte die bisher geltende "Dreitagesfiktion" in der Praxis oft zu Problemen.
Ein Steuerbescheid galt bislang drei Tage nach seiner Aufgabe zur Post als bekannt gegeben. Das bedeutet: Hatte das Finanzamt den Bescheid beispielsweise am Montag verschickt, wurde am Donnerstag desselben Woche davon ausgegangen, dass der Empfänger den Bescheid erhalten hat – unabhängig davon, ob das tatsächlich der Fall war.
Diese Vermutung hatte zur Folge, dass auch die Einspruchsfrist ab diesem Datum berechnet wurde. Verpasste der Steuerpflichtige diese Frist, waren die rechtlichen Möglichkeiten, gegen eine unkorrekte Steuerfestsetzung vorzugehen, stark eingeschränkt.
Diese Dreitagesfrist hatte jedoch einen Nachteil: Mit der Einführung der verlängerten Postlaufzeiten, die durch das Postrechtsmodernisierungsgesetz im Jahr 2024 beschlossen wurden, konnte es passieren, dass ein Steuerbescheid tatsächlich später ankam, als gesetzlich vermutet.
Dies führte in der Vergangenheit immer wieder zu Rechtsstreitigkeiten, in denen Steuerpflichtige nachweisen mussten, dass sie den Bescheid erst nach Ablauf der dreitägigen Frist erhalten hatten.
Die neue Regelung: Viertagesfiktion ab 2025
Um die Rechtsunsicherheit zu mindern und die verlängerten Postlaufzeiten zu berücksichtigen, wurde im Zuge der Gesetzesänderung auch die Vermutungsregelung angepasst: Ab dem 1. Januar 2025 gilt die sogenannte Viertagesfiktion. Steuerbescheide und andere Verwaltungsakte gelten dann erst am vierten Tag nach ihrer Aufgabe zur Post als bekannt gegeben.
Dies bedeutet, dass Steuerpflichtige künftig einen zusätzlichen Tag Zeit haben, bevor die Frist für Einsprüche zu laufen beginnt.
Ein Beispiel verdeutlicht die Änderung: Gibt das Finanzamt einen Steuerbescheid am Dienstag, den 14. Januar 2025 zur Post, so gilt der Bescheid am Montag, den 20. Januar 2025 als zugestellt – da der vierte Tag, der 18. Januar 2025, ein Samstag ist.
Die Einspruchsfrist würde somit am 20. Februar 2025 um 24:00 Uhr enden.
Was bleibt: Keine Bekanntgabe an Samstagen
Wichtig ist jedoch: Auch unter der neuen Regelung bleibt es dabei, dass eine Bekanntgabe an einem Samstag nicht stattfindet. Fällt der vierte Tag nach Aufgabe des Steuerbescheids auf einen Samstag, Sonntag oder einen gesetzlichen Feiertag, so wird die Bekanntgabe auf den nächstfolgenden Werktag verschoben. Die im Regierungsentwurf zunächst vorgesehene Bekanntgabe an Samstagen wurde nicht umgesetzt.
Elektronische Verwaltungsakte und Sonderregelungen
Neben der neuen Viertagesfiktion gibt es auch Regelungen für elektronisch übermittelte Verwaltungsakte. Auch hier gilt künftig, dass der Bescheid vier Tage nach der Absendung als bekannt gegeben gilt.
Es gibt jedoch eine entscheidende Ausnahme: Wenn ein Steuerpflichtiger bestreitet, den Verwaltungsakt erhalten zu haben, oder nachweisen kann, dass dieser erst nach Ablauf der Vier-Tages-Frist zugegangen ist, dann greift die Bekanntgabefiktion nicht. In einem solchen Fall muss das Finanzamt den Zugang nachweisen oder den Bescheid erneut zustellen.
Besonders knifflig wird es, wenn der Steuerpflichtige einen späteren Zugang behauptet. Hier muss er konkret darlegen und nachweisen, warum der Bescheid erst zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen sein soll.
Eine Abwesenheit wegen Urlaubs beispielsweise reicht in der Regel nicht aus, um eine spätere Bekanntgabe zu rechtfertigen.
Quintessenz
Die Einführung der Viertagesfiktion ab 2025 ist eine Anpassung, die den verlängerten Postlaufzeiten Rechnung trägt und für mehr Klarheit bei der Bekanntgabe von Steuerbescheiden sorgen soll.
Steuerpflichtige haben nun einen zusätzlichen Tag, um auf die Zustellung ihrer Bescheide zu reagieren. Wichtig bleibt jedoch, dass keine Bekanntgabe an Samstagen erfolgt, und dass die neuen Regelungen nur für Verwaltungsakte gelten, die nach dem 31. Dezember 2024 übermittelt werden.
Elektronische Bescheide sind ebenfalls von dieser Änderung betroffen, wobei hier die Beweislast bei einem späteren Zugang weiterhin eine Rolle spielt.
Für Steuerpflichtige bedeutet dies: Es lohnt sich, die Fristen im Blick zu behalten und im Zweifel frühzeitig den Kontakt mit dem Finanzamt zu suchen, um Unklarheiten zu vermeiden.
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