Häusliches Arbeitszimmer

In Zeiten von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen fragen sich viele Selbstständige und Freiberufler:

Wie lassen sich die Kosten für das heimische Büro steuerlich geltend machen?

Die ernüchternde Antwort lautet: Nicht ohne Weiteres.

Denn auch wenn das Finanzamt grundsätzlich sagt: „Ja, Sie dürfen!“, lauert der Teufel (wie so oft) im Detail.

In diesem Fall ist das Detail § 4 Abs. 7 des Einkommensteuergesetzes (EStG).

Und wer sich nicht daran hält, läuft Gefahr, dass das Finanzamt die angesetzten Betriebsausgaben kurzerhand streicht.

Die Bedeutung der Aufzeichnungspflichten

Die steuerliche Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers ist mit strengen Voraussetzungen verknüpft. § 4 Abs. 5 EStG regelt Einschränkungen beim Betriebsausgabenabzug und das gilt auch auch für das heimische Büro.

Wenn Sie Ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, gelten besondere Aufzeichnungspflichten: Alle Ausgaben, die Ihr Arbeitszimmer betreffen, müssen Sie detailliert und fortlaufend dokumentieren, z.B. in einem separaten Datensatz oder Dokument.

Das bloße Sammeln von Belegen in einem Schuhkarton und das anschließende Zusammenrechnen am Jahresende genügt nicht. Wird diese Pflicht ignoriert, kann das Finanzamt die Kosten nicht nur nicht anerkennen; es könnte sogar so weit gehen, dass die betreffenden Aufwendungen als Betriebseinnahmen Ihrem Gewinn hinzugerechnet werden.

Ein echter Bumerang also.

Was genau müssen Sie eigentlich aufzeichnen?

§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG nennt verschiedene Ausgaben, die nicht generell vom Abzug ausgeschlossen sind, aber nur dann berücksichtigt werden dürfen, wenn sie besonders aufgezeichnet werden.

Dazu zählen insbesondere:

• anteilige Finanzierungskosten (z. B. Zinsen für ein Darlehen auf die Immobilie)

• Energie- und Wasserkosten

• Abschreibungen (AfA) auf das Arbeitszimmer und dessen Ausstattung

Die Finanzverwaltung akzeptiert zwar bei Finanzierungskosten eine Schätzung, allerdings muss diese nachvollziehbar sein, etwa auf Grundlage der jährlichen Kreditabrechnung Ihrer Bank.

Für verbrauchsabhängige Kosten wie Strom oder Wasser genügt es, diese einmal jährlich, zeitnah nach Ablauf des Kalenderjahres, zu erfassen.

Der kleine Lichtblick: Die Pauschale

Ein kleiner Hoffnungsschimmer in diesem Bürokratiedickicht: Wenn Sie Ihr Arbeitszimmer nicht als Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit nutzen, können Sie die sogenannte Jahrespauschale von 1.260 Euro in Anspruch nehmen - ohne detaillierte Aufzeichnungen.

In diesem Fall entfallen die strengen Anforderungen nach § 4 Abs. 7 EStG komplett.

Gerade für all jene, die ihr Arbeitszimmer nur gelegentlich oder teilweise nutzen, ist diese Lösung besonders attraktiv. Und das Beste daran: Sie laufen nicht Gefahr, dass das Finanzamt Ihre Dokumentation beanstandet – sofern Sie die Pauschale nicht überschreiten.

Die Rolle des Bundesfinanzhofs beim häuslichen Arbeitszimmer

Die rechtliche Situation ist noch nicht abschließend geklärt. Das Finanzgericht Hessen entschied bereits, dass eine bloße Belegsammlung und das nachträgliche Addieren der Kosten nicht ausreichen. Der Fall liegt inzwischen beim Bundesfinanzhof (BFH), denn dieser hat die Revision zugelassen.

Es bleibt also spannend! Möglicherweise bringt die Entscheidung des BFH künftig mehr Klarheit in Bezug auf die Anforderungen an die Aufzeichnungen.

Für die Praxis bedeutet das: Bis es eine höchstrichterliche Entscheidung gibt, sollten Sie lieber auf Nummer sicher gehen und die aktuell geltenden Pflichten vollständig erfüllen.

Ein praktisches Beispiel aus dem Alltag

Stellen Sie sich vor, Ihr Arbeitszimmer ist 15 m² groß, Ihre Wohnung misst insgesamt 75 m². Das entspricht einem Flächenanteil von 20 %. Wenn Ihre gesamten Nebenkosten bei 2.500 Euro jährlich liegen, dann könnten Sie 20 % davon (also 500  Euro) als Betriebsausgabe ansetzen.

Vorausgesetzt:

• Sie haben die Gesamtkosten mit Belegen nachgewiesen und

• Sie haben die anteilige Berechnung dokumentiert und

• Sie haben dies alles zeitnah und fortlaufend festgehalten

Wenn Ihnen das zu aufwendig erscheint und Sie die Voraussetzungen erfüllen, ist möglicherweise die Pauschale der bessere Weg – weniger Stress, mehr Rechtssicherheit.

Quintessenz

Die steuerliche Anerkennung Ihres häuslichen Arbeitszimmers ist kein Selbstläufer, sondern an strenge Dokumentationspflichten geknüpft.

Wer hier nachlässig ist, riskiert nicht nur die Nichtanerkennung der Ausgaben, sondern sogar eine steuerliche Gewinnerhöhung durch fiktive Betriebseinnahmen.

Deswegen gilt hier:

• Dokumentieren Sie sämtliche Kosten, die anteilig auf Ihr Arbeitszimmer entfallen und zwar zeitnah, fortlaufend und getrennt.

• Wenn Sie nur begrenzt auf das Arbeitszimmer angewiesen sind, prüfen Sie die Jahrespauschale von 1.260 Euro, denn diese macht vieles einfacher.

• Halten Sie sich an die aktuellen Regelungen, auch wenn der Bundesfinanzhof möglicherweise bald Klarheit schafft

• Und: Lieber einen Eintrag zu viel als einen zu wenig. Denn wie so oft gilt auch hier: Dokumentation ist das A und O