Das Forderungsmanagement eines Unternehmens rückt gerade in Krisenzeiten regelmäßig in den Vordergrund. Aber auch im Zuge des Jahresabschlusses ist es ein entscheidender Faktor. Oft geht es um Kennzahlen und die Möglichkeit die berechneten Kennzahlen zu verbessern.
In diesem Beitrag möchte ich die betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge veranschaulichen wie auch über die Schwerpunkte, Inhalte und Instrumente, die ein effektiven Forderungsmanagement ausmachen, sprechen.
Wesentlicher Gegenstand des Forderungsmanagements sind Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Diese stellen vertragliche Ansprüche dar, bei denen die Lieferungen und/oder Dienstleistungen bereits erbracht wurden, die Gegenleistung des Gläubigers, regelmäßig die Zahlung noch aussteht.
Der Verkauf der eigenen Leistung mit einem Zahlungsziel gilt im Wettbewerbsumfeld als marktüblich und ist ein nötiges Absatzinstrument. Allerdings auch mit hohem Risiko verbunden! …und daher kommen auch schon unsere Ziele des Forderungsmanagements:
Optimierung von Zahlungseingängen bzw. der Reduktion von Forderungsausfällen
Risikoeinschätzung / Risikosensibilisierung, also im Großen und Ganzen Risikomanagement zu betreiben
Geschäftsbeziehungen zu Kunden sowie zu weiteren Geschäftspartnern nachhaltig aufzubauen.
Das Forderungsmanagement fokussiert sich hauptsächlich auf zwei Risiken, die sowohl die Liquidität wie auch die Rentabilität betreffen. Zum einen senken eine wiederkehrende Überwachung offener beziehungsweise fälliger Posten sowie die Durchführung eines effektiven Mahnwesens vor allem das enthaltene Zeitrisiko. Es kommt durch Verzögerungen bei der Bezahlung fälliger Forderungen auf und verursacht Zinsbelastungen.
Diese Zinsbelastungen zeigen sich in verschiedenartigen Effekten:
- weitere Zwischenfinanzierungen sind notwendig,
- bestehende Finanzierungen lassen sich nicht plangemäß tilgen oder
- notwendige oder geplante Investitionen müssen unterbleiben oder verschoben werden
Wie also kann das Forderungsmanagement im Unternehmen verankert werden?
Die aufbauorganisatorische Eingliederung im Unternehmen schafft die notwendigen Voraussetzungen für eine regelmäßige Durchführung der Aktivitäten des Forderungsmanagements. Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten aller beteiligten Organisationseinheiten sind klar geregelt und durch die Unternehmensführung festzulegen. Gesetzliche Anforderungen, etwa zur Buchführung und zur Rechnungslegung, lassen sich ebenfalls erfüllen.
Die erfolgreiche Umsetzung
Die Umsetzung muss entsprechend der unternehmensspezifischen Anforderungen stattfinden. Vielerorts ist folgende Eingliederung im Finanz- beziehungsweise Rechnungswesen anzutreffen:
- funktionsorientiert, das heißt nach Abteilungen gegliedert
- geschäftsbereichsbezogen, das heißt entsprechend den bestehenden Sparten, Divisionen oder Regionen
Was sind passende Instrumente und Maßnahmen zur Effizienzsteigerung?
Die präventiven Elemente des Forderungsmanagements stellen Instrumente des Risikomanagements, insbesondere der Risikohandhabung dar. Durch ihren Einsatz lässt sich entweder die Eintrittswahrscheinlichkeit für Risiken vor ihrem Eintritt minimieren beziehungsweise gänzlich ausschließen oder aber die Risiken werden auf die Vertragspartner übergewälzt. Sie sind damit eine kostengünstige Alternative, um Folgekosten zu reduzieren und unnötige Belastungen von Geschäftsbeziehungen einzuschränken.
Ein weiteres präventives Mittel sind Vertragsgestaltungen, die das Termin- und Ausfallrisiko begrenzen können. Zur Schaffung von Rechtssicherheit ist es ratsam, sie durch eine fachkundige Beratung beispielsweise durch einen Rechtsanwalt für das Unternehmen spezifisch erstellen und regelmäßig aktualisieren zu lassen. Sie sind mit dem Kunden spätestens bei Vertragsabschluss zu vereinbaren. Typische Anwendungsfälle von Vertragsgestaltungen sind Zahlungstermine diese können durch weitere Instrumente wie Eigentumsvorbehalte sowie Bürgschaften und Garantien ergänzt werden.
EXKURS zu den umsetzungsfähigen Maßnahmen
Zahlungstermine
Die Zahlungstermine legen zum einen die Dauer des Kredits für den Kunden fest. Zum anderen sind sie die Basis für den späteren Verzug im Falle einer ausbleibenden Zahlung. Unter den Bedingungen des § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB etwa ist eine Mahnung entbehrlich, sofern eine Leistungszeit nach dem Kalender bestimmt ist. Der Kunde ist mit Ablauf der genannten Frist direkt im Verzug. Mögliche Hinweise hierauf geben Formulierungen wie etwa „bis Ende des Monats“ oder „14 Tage ab Datum“.
Eigentumsvorbehalt
Lebhafte Anwendung in der Unternehmenspraxis findet die Vereinbarung von Eigentumsvorbehalten (§ 433 BGB) in Kaufverträgen. Erst mit der vollständigen Kaufpreiszahlung als aufschiebende Bedingung geht das Eigentum an der Sache an den Käufer vollständig über. Gängige Formulierungen sind beispielsweise „Bis zur vollständigen Zahlung verbleibt die Ware in unserem Eigentum“.
Bürgschaft und/oder Garantie
Mit einer Bürgschaft verpflichtet sich der Bürge beispielsweise die Bank, für die Erfüllung der Verbindlichkeit eines anderen beispielsweise der Kunde einzustehen. Dabei ist sie in ihrem Bestand, Inhalt und Umfang von der besicherten Hauptschuld abhängig (siehe hierzu §§ 765 ff. BGB ). Dies ist vor allem bei einer Verjährung der Hauptschuld beispielsweise der Forderung zu beachten.
Aus diesem Grund werden häufig Garantieerklärungen genutzt. Sie sind nicht akzessorisch, also nicht an eine bestimmte Forderung geknüpft. Vielmehr erklärt der Garant, für die Risiken oder Schäden eines Gläubigers aufzukommen. Ein Unternehmen kann etwa für die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen seiner Lieferanten garantieren, um so die eigene Lieferkette aufrechtzuerhalten.
Bonitäts- beziehungsweise Kundenprüfungen
Ein weiteres präventives Instrument sind Bonitäts- beziehungsweise Kundenprüfungen. Ihr Ziel ist es, das Bonitätsrisiko potenzieller und bestehender Kunden festzustellen und auf dieser Basis ihr Kreditlimit zu bestimmen. Bonität kennzeichnet den Willen und die Fähigkeit eines Schuldners, seinen Verpflichtungen nachzukommen.
Erste Informationsquellen sind unternehmensintern auszuschöpfen und kommen hier aus der Buchhaltung. Der Vertrieb wie auch die Buchhaltung kann wichtige Eindrücke für das Zahlungsverhalten wiedergeben. Maßgeblich sind die aktuelle Liquiditäts-, Ertrags- und Auftragslage einschließlich der Kundenstruktur, bestehende Eigentumsverhältnisse und die gegenwärtige Besetzung des Managements des Unternehmens. Durch Kundenkontakte oder -besuche lassen sich viele dieser Informationen gewinnen. Bei Bestandskunden kann das Rechnungswesen eigene Erfahrungswerte aus vergangenen Zahlungen ergänzen.
Reichen die internen Einschätzungen nicht aus, unterstützen externe Auskunfteien die Bonitätsprüfung. Das Informationsangebot ist weitreichend: Es erstreckt sich von Kurzauskünften, über Informationen zur Kreditwürdigkeit bis hin zu detaillierten Einzelauskünften.
Rechnungsstellung
Die Erstellung der Rechnung schließt die präventiven Maßnahmen im Forderungsmanagement ab. Die Faktura ist zeitnah nach Erbringung der Lieferung bzw. Leistung durch das Unternehmen durchzuführen. Der Kunde hat somit die Gelegenheit, die Rechnung und ihre Inhalte zu prüfen und – bei Bedarf – zu widersprechen. Mit der Übersendung sind zudem Fristen für die Zahlungs- und Verzugstermine verbindlich bestimmt. Letztlich demonstriert das Unternehmen seine Handlungsfähigkeit und seinen Anspruch auf Gegenleistung (Bezahlung). Wichtig ist, dass die Rechnung formalen Ansprüchen genügt und notwendige Anlagen beigelegt sind.
Reaktive Elemente
Die reaktiven Maßnahmen greifen nach der Rechnungsstellung und Gewährung von Kundenkrediten. Zeit- und Ausfallrisiken sind damit grundsätzlich nicht mehr ausschließbar. Es gilt, sie in ihrem Schadensausmaß durch geeignete Maßnahmen einzugrenzen. Die Aktivitäten liegen in weiten Teilen im Aufgabenspektrum des Rechnungswesens, im Besonderen der Debitorenbuchhaltung. Vertiefende Expertisen sind durch den Vertrieb und durch Juristen bedarfsweise notwendig.
Überwachung von Forderungen
Grundlage für das weitere Geschehen ist die Überwachung von Forderungen. Ausstehende Kundenzahlungen müssen transparent gehalten werden, um bei Bedarf frühzeitig eingreifen zu können. Das Vorgehen schafft zudem die Möglichkeiten, zum einen die Kapitalbindung zu minimieren, zum anderen die Liquidität des Unternehmens abzusichern.
Es lassen sich drei Forderungsarten unterscheiden: offene, fällige und in Verzug geratene Forderungen. Offene Posten sind in Rechnung gestellt, aber noch nicht fällig. Fällige Forderungen haben ihr Zahlungsziel erreicht. In Verzug geratene Forderungen werden umgangssprachlich als „überfällig“ bezeichnet; sie sind säumig und Gegenstand des Mahnwesens.
Mahnwesen und Inkasso
Fällige und in Verzug stehende Forderungen sind Gegenstand des Mahnwesens und Inkassos. Das mehrmalige Einarbeiten des Buchhalters in den Sachverhalt verbunden mit einem Nachhalten beim Kunden sowie einer Dokumentation des Vereinbarten sind zeit- und kostenintensiv. Möglicherweise kommen noch weitere Belastungen, zum Beispiel durch den Vertrieb, die Rechtsabteilung oder einem externen Juristen, hinzu. Um die finanziellen Effekte zu begrenzen, ist daher ein geordneter und strukturierter Prozess vonnöten.
Das kaufmännische Mahnverfahren fällt in den Zuständigkeitsbereich der Debitorenbuchhaltung. Oft setzen die Unternehmen Mahnungen vollständig aus, sofern die säumigen Beträge weit unter den Bearbeitungskosten eines Mahn- und Inkassowesens liegen. Gängig sind zudem Kulanzzeiten beispielsweise zehn Tage oder sogenannte „Erinnerungsschreiben ausstehender Zahlungen“ vor dem Versand von Mahnungen.
Vielfach begrenzen die Unternehmen die Mahnstufen auf drei Mahnläufe, ehe das Inkasso startet. Der Zyklus innerhalb der Mahnstufen ist indessen einheitlich festzulegen beispielsweise jede Mahnung im Abstand von 14 Tagen. Gleiches gilt für die schriftlich zu erstellenden Mahnschreiben, die in Inhalt und Wortlaut vorzugeben sind.
Quintessenz
- Einer effektiven Durchführung des Forderungsmanagements liegen folgende Erfolgsfaktoren zugrunde:
- Den zuständigen Führungskräften und der Geschäftsleitung sollte der betriebswirtschaftliche Effekt eines Forderungsausfalls bekannt sein. Unterstellt man eine Umsatzrendite von 5 %, muss für jeden Euro eines Forderungsausfalls ein Mehrumsatz von 20 € erzielt werden.
- Die Zuständigkeiten des Forderungsmanagements sind eindeutig und schriftlich durch die Unternehmensleitung zuzuweisen. Vielfach sind es das Rechnungswesen, der Vertrieb und die Rechtsabteilung, die die relevanten Aufgaben übernehmen.
- Jedes Unternehmen sollte spezifisch für sich wichtige, präventive Elemente eines Forderungsmanagements entwickeln. Dies sind insbesondere Vertragsgestaltungen unter anderem zu Zahlungsterminen oder Eigentumsvorbehalten, eine nachvollziehbare Bonitäts-/Kundenprüfung, um reine intuitive „Bauchentscheidungen“ zur Einschätzung des Kundenzahlverhaltens abzuwenden, sowie Rechnungsentwürfe, um die formalen Anforderungen abzusichern.
- Entscheidende Erfolgsfaktoren des Mahnwesens und Inkassos sind einerseits ihre wiederkehrende und regelmäßige Durchführung, andererseits die durchgängige und strikte Anwendung einheitlicher Standardvorlagen und den damit verbundenen Vorgehensweisen.
- Regelmäßige Berichterstattungen und das Überprüfen von selbst auferlegten, internen Kontrollmaßnahmen sichern zudem den Informationsfluss an die Führungskräfte und die Qualität der einzelnen Aktivitäten im Forderungsmanagement ab.
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